新北公務雲：它究竟是什麼？
新北公務雲是新北市政府為提升內部行政效率、促進資訊共享與強化資訊安全而建置的整合性雲端平台。它並非一個單純的應用程式，而是一個包含多項雲端服務的總合體，專門提供給新北市政府所屬機關學校的公務人員使用。其核心理念是將過去分散在不同系統或個人端點的應用與資料集中化、雲端化，使公務處理更加便捷、彈性和安全。簡單來說，它是新北市公務同仁的數位工作空間。
新北公務雲主要提供哪些功能與服務？
新北公務雲集結了多種辦公所需的基礎及協作工具，旨在滿足公務日常運作的多元需求。其提供的具體服務項目相當豐富，涵蓋了通訊、儲存、協作等多個面向：
- 安全的電子郵件服務： 提供穩定、容量充足且具備高安全防護等級的公務電子信箱，方便同仁之間及與外部公務相關方的溝通。
- 雲端檔案儲存與管理： 提供個人及共用的雲端硬碟空間，讓公務文件、資料得以集中存放，並支援多裝置存取與版本控制。
- 線上辦公文件協作： 支援線上編輯文件、試算表、簡報等，允許多位同仁同時檢視及修改同一份文件，大幅提升協作效率。
- 行事曆與會議安排： 整合個人及單位行事曆，方便查看同仁或會議室的空檔，快速發起會議邀請並自動發送通知。
- 即時通訊與視訊會議： 提供內部即時文字訊息交流，並支援高品質的視訊會議功能，減少差旅及集合時間，促進跨單位溝通。
- 內部協作平台/網站： 部分功能可能包含建立單位內部協作網站或分享資訊的平台，便於專案管理或特定資訊的發布與交流。
- 其他整合服務： 可能還會整合其他內部系統或應用程式，例如公文系統的相關通知、差勤系統的連結等，形成一個更全面的工作入口。
這些服務都是為了確保公務同仁能夠在一個安全、便捷、有效率的環境下完成日常工作任務。
為什麼新北市的公務人員應該使用公務雲？
推動並使用新北公務雲，對於新北市政府整體運作及個別公務同仁都有顯著的實質效益：
提升工作效率與協作能力
過往公務資料可能分散在個人電腦、隨身碟或內部伺服器中，搜尋與共享不易。公務雲將資料集中化管理，同仁可以隨時隨地透過合法管道存取所需資料。同時，線上協作功能打破了地理限制，不同地點的同仁可以針對同一份文件即時協作，減少郵件往返傳遞修改版本的繁瑣。即時通訊和視訊會議也極大地方便了快速溝通和問題解決。
強化資訊安全與合規性
公務資料涉及市民隱私及政府機密，安全性至關重要。公務雲建置於符合政府資安規範的基礎設施上，採取多重安全防護措施（詳見後述），比個人電腦或非受控的儲存方式更為安全可靠，有效降低資料遺失、洩漏或遭受惡意攻擊的風險。同時，雲端服務也便於進行權限控管與稽核，符合相關法規要求。
實現彈性辦公與永續發展
在需要居家辦公或異地洽公時，只要有網路連線及合法的登入憑證，同仁就能安全地存取公務雲上的應用與資料，實現彈性辦公，確保公務不中斷。此外，文件電子化和雲端儲存也減少了紙張使用，符合永續發展的趨勢。
降低硬體維護負擔與成本
藉由雲端服務，許多過去需要單位或個人維護的軟硬體（如郵件伺服器、檔案伺服器等）轉由雲端平台統一管理與維護，減輕了基層單位的IT維護負擔，也可能在長期上優化整體IT資源配置。
如何存取與登入新北公務雲？需要準備什麼？
存取新北公務雲通常是相當便利的，主要透過幾種方式，並需要具備特定的身份認證：
存取方式與裝置要求
公務雲的服務多數是基於網頁瀏覽器使用的，這意味著同仁可以透過任何連接到網際網路的裝置來存取，包括：
- 公務用電腦： 在政府內網環境下通常可以直接或透過特定連結存取。
- 個人電腦/筆記型電腦： 透過網頁瀏覽器連線至公務雲的專屬入口網址。
- 智慧型手機或平板電腦： 部分服務提供專屬的行動應用程式（App），或同樣透過行動裝置上的網頁瀏覽器存取。
一般來說，只要裝置能穩定連線網路並安裝有主流的網頁瀏覽器（如Chrome, Firefox, Edge等），就能夠存取公務雲的大部分功能。部分特定功能或需要較高安全等級的服務，可能需要安裝特定的用戶端軟體或瀏覽器外掛程式。
登入流程說明
新北公務雲的登入機制高度重視安全性，通常會採用以下一種或多種組合方式進行身份驗證：
- 公務帳號與密碼： 這是最基礎的認證方式，同仁使用配發的公務專用帳號及自行設定的密碼進行登入。
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雙因子認證 (Two-Factor Authentication, 2FA)： 為了進一步提高安全性，登入時除了輸入帳號密碼外，系統可能還會要求輸入來自第二個因素的驗證碼，例如：
- 透過手機應用程式產生的動態驗證碼。
- 發送到公務手機簡訊的驗證碼。
- 硬體安全金鑰 (如隨身碟形式的Token)。
這是目前政府機關普遍採用的強化登入安全措施。
- 自然人憑證/政府機關憑證： 部分需要更高安全層級操作或系統整合時，可能會要求使用同仁個人的自然人憑證卡或單位配發的政府機關憑證IC卡搭配讀卡機進行登入驗證。
具體的登入步驟和所需的驗證方式會在新北公務雲的入口網站或相關使用手冊中詳細說明。首次使用或忘記密碼時，通常會有特定的流程指引同仁完成設定或重置。
如何在公務雲中操作服務？以檔案共享與協作為例
公務雲的核心價值之一在於便捷的協作。以檔案共享與線上協作為例，其操作流程通常直觀且類似於常見的商業雲端服務：
檔案的上傳、下載與管理
在公務雲的檔案儲存區域（例如「公務雲硬碟」）：
- 上傳檔案： 可以透過網頁介面或專用同步軟體，將個人電腦中的檔案或資料夾直接拖曳到網頁介面中，或點擊「上傳」按鈕選擇檔案進行上傳。
- 下載檔案： 選擇雲端硬碟中的任一檔案或資料夾，點擊「下載」按鈕即可將其儲存到本地裝置。
- 管理檔案： 提供新建資料夾、重新命名、移動、複製、刪除等基本檔案管理功能。同時，通常也支援檢視檔案版本歷史，方便回溯。
如何進行線上文件編輯與多人協作
公務雲通常內建或整合了線上辦公室套件：
- 開啟協作： 找到您想要協作的文件（如Word文件、Excel試算表、PowerPoint簡報），通常直接在雲端介面點擊即可開啟內建的線上編輯器。
- 多人即時編輯： 當多位同仁同時開啟同一個文件時，系統會顯示目前在線的協作者。每位協作者的修改會即時呈現在其他人的介面上，通常還會用不同顏色或標示區分不同人的游標或編輯區域。
- 評論與建議： 協作者可以在文件中插入評論、提出修改建議，方便交流意見而不會直接修改正文。
- 共享設定： 可以設定文件的共享權限，例如設定為「僅檢視」、「可評論」、「可編輯」等，精細控制不同同仁的存取層級。共享對象可以是特定的公務帳號、整個單位群組，或在特定授權下允許外部人員（需經嚴格審核與記錄）存取。
透過這些功能，同仁可以避免不同版本的文件散亂，確保大家都在同一個最新的文件上工作，極大地提高了團隊的工作效率與準確性。
使用新北公務雲遇到問題？哪裡可以尋求協助？
即使系統設計完善，使用者在使用過程中仍可能遇到疑問或技術問題。新北市政府通常會建立明確的支援管道來協助公務同仁：
內部支援管道
主要的求助來源通常是內部資訊單位或指定的支援團隊：
- 服務台 (Help Desk) 或資訊部門： 大多數技術性問題、帳號問題、登入困難等，應首先聯繫機關內部的資訊人員或專責的公務雲服務台。他們會提供初步排除、遠端協助或轉介給更進階的技術支援團隊。
- 使用者手冊與教學資源： 新北公務雲入口網站或資訊部門通常會提供詳細的使用者手冊、操作指南、常見問題 (FAQ) 列表或甚至影音教學，這是使用者自我解決問題的重要資源庫。
- 內部教育訓練： 政府機關常會針對新系統舉辦教育訓練課程，包括基礎操作、進階功能、資安規範等，參與這些訓練是熟悉系統並減少問題發生的有效途徑。
遇到問題時，建議先查閱相關的使用者手冊，如果問題仍無法解決，再透過規定的管道（電話、電子郵件、線上表單等）聯繫技術支援單位，並盡量提供詳細的錯誤訊息、操作步驟和系統環境，以利問題快速診斷與排除。
新北公務雲如何確保資料與系統安全？
公務資料的安全性是公務雲建置與運行的最高優先級。新北公務雲採取了多項嚴格的安全防護措施，以保護敏感的政府資訊不受未經授權的存取、洩漏、修改或破壞：
多層次的安全防護機制
安全措施涵蓋技術、管理和實體等多個層面：
- 身份驗證與授權管理： 實施強固的登入機制（如前述的雙因子認證或憑證登入）。所有使用者都必須通過嚴格的身份驗證才能存取系統。並實行最小權限原則，只有經授權的人員才能存取特定的資料或功能。
- 資料加密： 對儲存在雲端的資料（靜態加密）以及資料傳輸過程（傳輸加密，如使用HTTPS）都進行加密，確保即使資料被攔截或非授權存取，內容也無法被讀取。
- 網路安全防護： 部署防火牆、入侵偵測/防禦系統 (IDS/IPS) 等設備，監控進出雲端環境的網路流量，阻擋惡意攻擊和未經授權的連線嘗試。
- 定期安全掃描與滲透測試： 定期對公務雲系統進行漏洞掃描和模擬駭客攻擊的滲透測試，主動發現並修補潛在的安全弱點。
- 嚴格的實體安全： 存放公務雲伺服器的機房通常具備嚴格的實體安全控制，包括門禁管理、監視系統、消防系統等，確保硬體設施的物理安全。
- 完善的備份與災難復原機制： 定期對雲端資料進行備份，並建立異地備援或災難復原計劃，確保在發生硬體故障、自然災害或其他突發事件時，系統和資料能夠迅速恢復正常運作。
- 安全稽核與記錄： 詳細記錄使用者對系統和資料的存取及操作行為，並定期進行安全稽核，以便追蹤異常活動或在事件發生後進行調查。
- 資安政策與人員訓練： 制定明確的資安政策與使用規範，並定期對公務人員進行資安意識和操作訓練，提高人員的安全警覺性，避免人為失誤導致安全事件。
這些安全措施的綜合運用，使得新北公務雲能夠提供一個相對安全可靠的環境來處理敏感的公務資訊。
使用新北公務雲時有哪些注意事項與限制？
雖然公務雲帶來許多便利，但在使用時公務同仁仍需遵守相關規定並注意一些潛在的限制：
常見使用規範與限制
- 帳號使用規定： 公務雲帳號僅限本人使用，嚴禁與他人共用或轉借。離職時帳號會被停用。
- 資料儲存規範： 應按照機關內部規定，對儲存於雲端的資料進行分類與標示，特別是涉及機密、敏感或個人資料的內容，必須存放在指定的安全區域或採取額外的保護措施。禁止儲存非公務相關的個人資料或非法內容。
- 儲存空間限制： 儘管雲端空間通常比個人電腦大，但每位使用者或每個單位可能會有一定的儲存空間配額。應定期清理不再需要的檔案，或遵循資料歸檔政策，避免超出限制影響使用。
- 外部共享限制： 將資料或文件共享給外部人員通常會受到嚴格限制和審核，需遵循特定的流程，確保資料不被濫用或外洩。非必要情況下，應避免將敏感公務資料共享給非公務人員。
- 連線環境： 在非安全或公共網路環境下存取公務雲需格外謹慎，確保使用VPN或其他安全連線方式，並警惕網路釣魚等攻擊。
- 軟體相容性： 部分較舊或特殊的檔案格式，在線上編輯器中的相容性可能不如桌面軟體完整，此時仍需下載到本地使用特定軟體開啟。
- 遵守資安政策： 所有使用者都必須嚴格遵守新北市政府關於公務雲使用及資訊安全的各項政策、規定和指引。
理解並遵守這些使用規範和限制，是確保公務雲能安全、有效運行的重要前提，也是每位公務同仁的責任。
總而言之，新北公務雲作為新北市政府推進數位化轉型的重要基礎設施，透過整合多種雲端服務，極大地提升了公務處理的效率、協作的便捷性與資訊的安全性。熟悉並善加利用公務雲提供的各項功能，不僅能優化個人工作流程，更是確保政府運作順暢、安全與高效的關鍵一環。透過上述常見問答的解析，希望能幫助更多公務同仁理解和更好地使用這個重要的數位工具。