Teams 是什么？
Microsoft Teams 是微软推出的一款集聊天、会议、通话和文件协作于一体的统一通信与协作平台。你可以将其理解为一个数字化的工作或学习中心，它将团队成员、对话、文件和工具汇集到一个地方，旨在提升团队的沟通效率和协作能力。
简单来说，Teams 不仅仅是一个聊天工具，也不仅仅是一个视频会议软件。它是一个集成环境，让你在一个应用中完成多项任务，无需频繁切换不同工具，例如：
- 即时通讯：进行一对一或群组聊天。
- 在线会议：发起或加入音频/视频会议，支持屏幕共享、会议录制、背景效果等功能。
- 语音通话：直接拨打Teams用户或外部电话（需特定许可）。
- 文件共享与协作：在团队或聊天中轻松分享文件，并支持多人同时编辑文档。
- 应用集成：与包括 Microsoft 365 应用（如 Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive）以及许多第三方应用和服务无缝集成。
为什么要使用 Teams？
使用 Teams 的理由多种多样，主要集中在提升效率、加强沟通和简化协作流程上：
- 集中沟通：它将团队的所有沟通方式（聊天、会议、电话）整合在一个平台，减少了信息分散。你不需要在邮件、不同的聊天应用和会议软件之间来回切换。
- 改进协作：在团队频道中讨论、共享和共同编辑文件，所有相关内容都与特定的项目或主题关联，便于查找和跟踪。历史记录是持久的，新成员可以快速了解项目背景。
- 支持远程和混合工作：Teams 提供了强大的在线会议和文件共享功能，使得无论团队成员身处何地，都能高效地一起工作。会议功能如屏幕共享、虚拟白板、会议录制等尤其适用于非现场协作。
- 增强生产力：通过集成各种应用，你可以在 Teams 内部访问和使用许多日常工具，无需离开 Teams 界面，这减少了“上下文切换”的开销。
- 提高信息透明度：在团队频道中的对话和文件是团队成员可见的（根据权限设置），这有助于提高信息的透明度和共享性。
可以在哪里使用 Teams？
Teams 提供了多种访问方式，让你可以在不同设备和环境下使用：
- 桌面应用程序：提供了适用于 Windows、macOS 和 Linux 操作系统的原生桌面客户端。桌面应用通常提供最完整的功能体验，并且性能稳定。
- 移动应用程序：提供了适用于 iOS 和 Android 设备的移动应用。移动应用让你可以在智能手机或平板电脑上随时随地保持连接、参与聊天、加入会议等。
- Web 浏览器：你也可以通过大多数现代 Web 浏览器（如 Edge, Chrome, Firefox, Safari）访问 Teams 的 Web 版本。只需前往 teams.microsoft.com 并登录即可。Web 版本无需安装，方便临时或在非常用设备上使用。
无论你选择哪种方式，你的数据（聊天记录、文件、会议安排等）都会同步存储在微软的云端，并与你的 Microsoft 365 账户关联。
使用 Teams 需要多少费用？
Teams 的费用模式是灵活的，它提供了免费版本和多种付费版本：
- 免费版本 (Microsoft Teams Free): 提供基本的聊天、在线会议和文件共享功能。免费版本通常有会议时长、参与人数、文件存储空间等方面的限制。适合个人、小型团队或临时项目使用。
- 包含在 Microsoft 365 商业/企业计划中： 大多数企业和教育机构用户通过订阅 Microsoft 365 商业版（如 Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium）或企业版（如 Microsoft 365 E1, E3, E5）或教育版计划来获得 Teams 的完整功能。这些计划通常会解锁更高的会议限制、更多的存储空间、高级的安全性和合规性功能、与 Exchange、SharePoint、OneDrive 等服务的深度集成，以及可能包含电话呼叫计划等。
- 包含在 Office 365 教育计划中： 对于教育机构，Teams 包含在 Office 365 A1, A3, A5 等教育计划中，提供专门针对教学和管理的功能。
- Teams Essential： 对于一些只需要核心 Teams 功能但不需要完整 Microsoft 365 套件的商业用户，微软也可能提供单独的 Teams 付费计划，例如 Teams Essential。
具体的费用取决于你选择的 Microsoft 365/Office 365 计划类型和用户数量。通常是按月或按年订阅付费。建议查阅微软官方网站的定价页面以获取最准确和最新的信息。
如何开始使用 Teams？
开始使用 Teams 通常非常简单：
- 检查访问权限： 如果你的组织或学校已经在使用 Microsoft 365，你通常已经拥有 Teams 的访问权限。只需使用你的组织或学校账户登录即可。如果你是个人用户或小型团队，可以访问微软官网注册一个免费的 Teams 账户。
- 下载并安装应用（可选但推荐）： 访问微软 Teams 官方网站（teams.microsoft.com）或通过应用商店（Windows Store, Mac App Store, Google Play, Apple App Store）下载适用于你设备的 Teams 应用程序。安装后运行。
- 登录： 打开 Teams 应用或访问 Web 版本，使用你的 Microsoft 365 账户（工作、学校或个人免费账户）登录。
- 熟悉界面： 登录后，花点时间熟悉左侧的导航栏，包括“活动”、“聊天”、“团队”、“日历”、“通话”、“文件”等主要选项。
- 加入或创建团队/开始聊天： 你可以加入现有的团队（如果被邀请）或创建你自己的团队。也可以直接开始与同事或朋友进行一对一或群组聊天。
如果你是团队的管理员，你还需要进行一些后台配置，例如管理用户、设置策略等。
Teams 的核心功能如何使用？
了解 Teams 的核心功能及其使用方法，可以帮助你更高效地协作：
如何创建团队和频道？
Teams 的核心是“团队”（Teams）。一个团队通常代表一个项目、一个部门或一个小组。每个团队可以包含多个“频道”（Channels）。频道是团队内进行具体讨论和文件共享的地方，通常按主题或项目划分。
- 创建团队： 在左侧导航栏点击“团队”图标，然后点击顶部或底部的“加入或创建团队”按钮，选择“创建团队”，然后选择团队类型（如“从头开始”、“从群组/现有团队创建”），设置团队名称、描述和隐私设置（公开或私人），最后邀请成员。
- 创建频道： 进入一个团队后，点击团队名称旁边的“更多选项”（三个点），选择“添加频道”，输入频道名称、描述，选择隐私设置（标准或私人），然后点击“添加”。
在频道中，你可以发起新的对话（线程）、共享文件、添加应用等。
如何发起聊天？
聊天功能用于即时或非正式沟通。
- 一对一或群组聊天： 点击左侧导航栏的“聊天”图标，然后点击顶部的“新建聊天”按钮（笔和纸图标）。输入你想聊天的联系人姓名或邮箱地址。你可以添加多个人来创建群组聊天。
- 发送消息： 在聊天窗口底部的文本框输入你的消息，支持文本格式、表情符号、GIF、贴纸等。
- 回复特定消息： 将鼠标悬停在你想回复的消息上，点击出现的“回复”按钮，这会创建一个线程，使对话更有条理。
如何安排和加入会议？
在线会议是 Teams 的关键功能之一。
- 安排会议： 点击左侧导航栏的“日历”图标，点击右上角的“新建会议”按钮。填写会议标题、必选和可选参与者、开始和结束时间、地点（如果需要）和会议详情。你可以选择是定期会议还是单次会议。填写完毕后点击“发送”。会议将出现在所有受邀者的 Teams 和 Outlook 日历中。
- 即时会议： 在“聊天”或“频道”中，点击右上角的摄像机图标，可以快速发起一个“立即开会”或“Meet now”会议。
- 加入会议： 在“日历”中找到会议并点击“加入”按钮；或者点击聊天或频道中发送的会议链接；或者在会议进行时，在 Teams 应用中会收到加入提示。
如何共享和管理文件？
Teams 与 SharePoint 和 OneDrive 深度集成，提供强大的文件协作功能。
- 在频道中共享文件： 进入一个团队频道，点击顶部的“文件”选项卡，或者在对话框中点击回形针图标上传文件。上传到频道的文档默认存储在与该团队关联的 SharePoint 网站中。
- 在聊天中共享文件： 在一对一或群组聊天中，点击底部的回形针图标上传文件。上传到聊天的文件通常存储在你的 OneDrive for Business 中，并通过聊天共享。
- 共同编辑： 当你共享 Office 文档（如 Word, Excel, PowerPoint）后，多个人可以同时打开并编辑同一个文件，所有修改会实时同步。
- 访问所有文件： 点击左侧导航栏的“文件”图标，你可以看到你最近访问的文件、Teams 中共享的文件以及你的 OneDrive 存储中的文件。
如何添加和使用应用？
Teams 支持集成各种应用和服务，扩展其功能。
- 添加应用： 点击左侧导航栏的“应用”图标，浏览应用商店，或者在频道、聊天、会议中点击“+”按钮来添加与特定对话或会议关联的应用。
- 使用应用： 添加的应用可以在 Teams 界面中显示为标签页（例如，在频道中显示一个 Planner 看板），或者提供聊天机器人、消息扩展等功能，帮助你直接在 Teams 中完成任务，例如创建任务、查找信息、发起投票等。
Teams 如何保证数据安全和合规？
作为微软 365 服务的一部分，Teams 继承了微软在安全和合规方面的强大能力。
- 强大的基础设施安全： 数据存储在微软全球的数据中心网络中，受到严格的物理和网络安全保护。
- 数据加密： 数据在传输中和静态存储时都进行加密，保护信息不被未经授权的访问。
- 访问控制： 通过 Microsoft 365 的身份验证和授权机制，确保只有授权用户才能访问团队、频道和文件。管理员可以设置精细的权限。
- 合规性标准： Teams 支持多种行业和地区的合规性标准和认证，如 GDPR、HIPAA、ISO 27001 等，满足不同组织对数据隐私和合规的要求。
- 信息治理： 支持数据保留策略、电子发现（eDiscovery）、法律保留（Litigation Hold）等功能，帮助组织管理数据生命周期和应对合规审计需求。
组织管理员可以配置额外的安全策略和合规设置，以满足特定的业务需求和法规要求。
