zotero使用指南全面解答入门使用常见疑问

Zotero使用指南：全面解答入门使用常见疑问

对于需要进行学术研究、撰写论文或管理大量参考资料的用户而言，一个高效的文献管理工具至关重要。Zotero正是这样一款广受欢迎的开源软件。本指南将围绕用户初次接触Zotero时可能产生的种种疑问，从“它是什么”到“如何使用”，进行详细具体的解答，助您快速上手并充分利用Zotero的强大功能。

1. Zotero是什么，它能为我做什么？（What & Why）

Zotero是什么？ 简单来说，Zotero是一款免费、开源、易于使用的文献管理软件。它可以帮助您收集、组织、引用和共享您的研究资源。这些资源不仅限于传统的书籍和文章，还可以是网页、图片、音频、视频等几乎所有类型的条目。

Zotero能为我做什么？ 使用Zotero，您可以：

• 高效收集文献： 通过浏览器扩展程序（Connector），可以一键保存您在网页上浏览到的图书、期刊文章、新闻报道等信息，并自动抓取元数据（如作者、标题、出版年份等）。
• 系统化组织管理： 您可以创建文件夹（Collections）对文献进行分类，使用标签（Tags）进行多维度标注，添加笔记、摘要或高亮，甚至将相关联的文献条目连接起来。
• 自动生成引文和参考文献列表： 在使用Word、LibreOffice或Google Docs等写作软件时，Zotero提供插件， allowing you to easily insert citations in a wide variety of styles (like APA, MLA, Chicago, GB/T, etc.) and automatically generate a correctly formatted bibliography at the end of your document.
• 存储和管理附件： 可以将PDF文件、图片、网页快照等直接附加到对应的文献条目下，方便集中管理和快速访问。Zotero甚至内置了PDF阅读器和标注工具。
• 同步和备份： 通过Zotero账号，您可以将文献库同步到云端，确保在不同设备上的文献信息一致，并作为数据备份。
• 与他人协作： 可以创建群组文献库，邀请其他用户共同管理和使用文献，方便团队研究或项目协作。

总而言之，Zotero的核心价值在于帮助研究者摆脱繁琐的手动文献管理工作，提高研究效率，确保引用的准确性和规范性。

2. 如何获取和安装Zotero？（Where & How to Start）

在哪里获取Zotero？ Zotero的官方网站是获取软件的唯一、安全途径。请访问 https://www.zotero.org/ 下载。

安装步骤：

1. 访问官网下载页面： 打开Zotero官网，通常在首页或下载（Download）页面可以找到最新版本的下载链接。
2. 下载主程序： Zotero提供适用于Windows、macOS和Linux操作系统的桌面端主程序。请根据您的操作系统选择对应的版本进行下载。
3. 下载浏览器连接器（Connector）： Zotero的一个强大功能是通过浏览器扩展程序一键抓取网页信息。务必安装与您常用浏览器（如Chrome, Firefox, Edge, Safari等）相匹配的Zotero Connector。通常在主程序下载页面附近就有Connector的下载链接。
4. 运行安装程序： 下载完成后，双击下载的Zotero主程序安装文件，按照安装向导的提示进行安装。过程通常很简单，只需同意许可协议并选择安装位置即可。
5. 安装浏览器连接器： 根据您使用的浏览器，点击Connector下载链接后，浏览器会提示您添加扩展程序，确认并安装即可。安装成功后，通常会在浏览器工具栏上看到一个Zotero图标。
6. 首次运行Zotero： 安装完成后，打开Zotero桌面程序。您可以选择创建一个免费的Zotero账号，以便后续进行文献库同步和使用群组功能。即使不创建账号，也可以使用Zotero进行本地文献管理。

完成以上步骤，您就已经成功安装了Zotero主程序和浏览器连接器，可以开始您的文献管理之旅了。

3. 使用Zotero需要支付多少费用？（How Much）

Zotero软件本身是完全免费且开源的。 这意味着您可以免费下载、安装和使用Zotero桌面端程序及其所有核心功能，没有任何功能限制。

存储空间：

Zotero的费用主要体现在**文件同步的存储空间**上。

• 免费账户： 每个免费Zotero账号提供 300 MB 的免费文件存储空间。这个空间用于同步您添加到Zotero条目中的附件，比如PDF文件、图片等。对于只同步文献条目信息（元数据）而不包含大量附件的用户来说，300MB可能已经足够。
• 付费存储（Zotero Storage）： 如果您的研究需要保存大量PDF或其他附件，300MB空间可能会很快用完。Zotero提供了付费的存储升级选项，称为Zotero Storage。付费方案有不同的容量等级（如2GB、6GB等）和相应的年费或月费。您可以在Zotero官网的“Storage”页面查看详细的定价和方案。
• 第三方同步（WebDAV）： 除了Zotero官方提供的存储服务，Zotero还支持通过WebDAV协议连接第三方存储服务（如坚果云等）来同步文件。这意味着您可以利用第三方服务的存储空间来同步Zotero附件，从而无需购买Zotero官方存储（或仅作为补充）。这种方式的费用取决于您选择的第三方服务提供商。

总结：Zotero核心功能免费，但如果您需要同步大量附件，可能需要考虑购买官方存储或使用第三方WebDAV服务。文献条目本身的元数据同步不占用文件存储空间，是无限的。

4. 如何向Zotero中添加参考文献？（How to: Adding)

向Zotero添加参考文献是使用它的基础。Zotero提供了多种便捷的方式：

方式一：使用浏览器连接器

这是最常用也是最推荐的方式，尤其是在线查找文献时。

• 操作： 当您在学术数据库（如知网、Web of Science、PubMed）、图书馆目录或任何包含规范元数据的网页（如亚马逊图书页面）上浏览文献信息时，观察浏览器地址栏旁边的Zotero Connector图标。图标通常会根据网页内容变化：可能显示为一本书（图书）、一篇论文（文章）、一个文件夹（列表页包含多条文献）等。
• 步骤： 点击这个Zotero图标。如果网页包含单个文献条目，Zotero会尝试自动抓取该条目的详细元数据和可能的PDF全文，并将其保存到您在Zotero中当前选定的文件夹（或未选择任何文件夹时保存到“我的文库”）中。如果网页是文献列表，点击图标后会弹出一个对话框，让您选择需要保存的文献条目。
• 优势： 自动化程度高，速度快，准确性依赖于网页提供的元数据质量。

方式二：手动录入

当您手中的文献是纸质的，或者无法通过浏览器连接器抓取（如内部文档、不规范的网页），就需要手动录入。

• 操作： 打开Zotero桌面程序。在左上角的菜单栏或工具栏中找到一个绿色的“+”号图标。点击它。
• 步骤： 点击“+”号后，会弹出一个菜单，让您选择要创建的条目类型（如“书籍”、“期刊文章”、“报告”等）。选择类型后，右侧的详情面板会显示该条目类型的详细信息字段（如作者、标题、出版年份、期刊名称、卷、期、页码等）。逐一填写这些信息即可。务必尽可能填写完整和准确，这对于后续生成引文非常重要。
• 优势： 适用于任何类型的文献，可以完全控制录入信息的准确性。

方式三：导入PDF或其他文件

如果您已经下载了文献的PDF或其他文件，可以直接导入Zotero。

• 操作： 直接将一个或多个PDF文件拖拽到Zotero桌面程序的文献库区域。
• 步骤： Zotero会尝试读取PDF文件的元数据。如果PDF内部包含规范的元数据，Zotero通常可以自动创建一个对应的文献条目，并将PDF作为附件附加到该条目下。如果PDF没有元数据或元数据不规范，Zotero可能只会创建一个附件，这时您需要右键点击该附件，选择“创建父条目”，然后手动填写文献信息。
• 优势： 方便管理已下载的文献文件，可以将文件与文献条目关联起来。

方式四：使用ISBN、DOI或其他标识符

对于书籍或期刊文章等，如果知道其ISBN、DOI等唯一标识符，可以通过这些信息快速查找并添加到Zotero。

• 操作： 在Zotero桌面程序工具栏中找到一个形似“魔棒”的图标（“Add Items by Identifier”）。点击它。
• 步骤： 在弹出的对话框中输入ISBN（书籍）、DOI（数字对象标识符，多用于期刊文章）、PMID（PubMed Identifier，多用于生物医学文献）或其他支持的标识符，然后按下回车键或点击旁边的箭头。Zotero会联网根据该标识符查找文献信息，并自动创建一个新的文献条目。
• 优势： 快速准确，适用于已知特定文献的情况。

结合使用这些方法，您可以高效地将各种来源的参考文献收集到您的Zotero文献库中。

5. 如何组织和管理我的Zotero文献库？（How to: Organizing）

随着收集的文献越来越多，有效的组织管理变得非常重要。Zotero提供了多种工具来帮助您：

文件夹（Collections）：

这是最直观的组织方式，类似于文件系统中的文件夹。

• 创建： 在Zotero左侧面板的“我的文库”下，右键点击或点击顶部文件夹图标，选择“新建分类”（New Collection）。给文件夹命名，比如“学位论文”、“项目X研究”、“课程Y阅读材料”等。
• 添加文献： 直接将文献条目从中间列表区域拖拽到左侧的文件夹中即可。一个文献条目可以同时存在于多个文件夹中。这与文件系统不同，拖拽到文件夹是创建链接，而不是移动文件本身。

• 层级： 可以通过拖拽文件夹到另一个文件夹上来创建子文件夹，形成层级结构，方便对文献进行更精细的分类。

标签（Tags）：

标签是一种更灵活的组织方式，适合对文献进行跨文件夹的、多维度的标记。

• 添加： 选中一个或多个文献条目，在右侧详情面板下方的“标签”选项卡中手动输入标签名称。或者，当使用浏览器连接器保存文献时，Zotero有时会根据网页信息自动生成一些标签。
• 管理和筛选： 所有添加过的标签都会显示在Zotero左下角的标签选择器中。您可以点击标签来筛选显示只包含该标签的文献。可以给标签设置颜色，方便快速识别。

• 优势： 标签可以用来标记文献的研究方法、主题关键词、阅读状态（如“已读”、“待读”）、重要程度等，非常灵活。

笔记和附件：

Zotero允许您向文献条目添加补充信息和相关文件。

• 添加笔记： 选中文献条目，在右侧详情面板选择“笔记”选项卡，点击“添加”。您可以创建独立笔记，或者添加“条目笔记”，后者直接关联到该文献条目。可以在笔记中记录阅读心得、摘要、重要论点等。笔记支持富文本编辑，也可以添加标签。
• 添加附件： 选中文献条目，点击右侧详情面板“附件”选项卡下的“添加”按钮，可以选择“链接到文件”、“存储文件的副本”、“链接到URI”等。最常用的是存储文件的副本，即将PDF等文件复制到Zotero的数据文件夹中进行管理。
• PDF阅读和标注： 如果附件是PDF，双击可以在Zotero内置的阅读器中打开。这个阅读器支持高亮、下划线、添加批注等功能。这些标注会自动作为“笔记”同步到Zotero中对应的文献条目下，方便查阅。

相关条目（Related Items）：

您可以将文献库中相关联的条目互相连接起来。

• 操作： 选中一个文献条目，在右侧详情面板选择“相关”选项卡，点击“添加”。在弹出的对话框中，从您的文献库中搜索并选择相关的文献条目。
• 优势： 适用于标记引用关系（比如A引用了B，B引用了C）、主题关联、或者属于同一系列研究的文献，方便在查看某篇文献时快速跳转到其关联文献。

通过结合使用文件夹、标签、笔记、附件和相关条目，您可以构建一个高度个性化、易于检索和管理的文献知识库。

6. 如何在写作中使用Zotero插入引用和生成参考文献列表？（How to: Writing Integration）

Zotero与写作软件的集成是其最实用的功能之一。

安装写作插件：

通常在安装Zotero桌面程序时，它会自动检测您系统中的写作软件（如Microsoft Word, LibreOffice）。如果检测到，它会自动安装相应的插件。如果插件未自动安装，或者您后续安装了新的写作软件，可以在Zotero的“编辑” -> “首选项”（或macOS下的“Zotero” -> “首选项”） -> “引用” -> “文字处理软件”选项卡中手动检查并安装插件。

成功安装后，在您支持的写作软件中会看到一个新的Zotero工具栏或选项卡。

插入引用：

在写作过程中需要引用文献时：

1. 将光标放在您需要插入引用的位置。
2. 点击写作软件中Zotero工具栏上的“Add/Edit Citation”（添加/编辑引用）按钮。
3. 首次使用时，Zotero会要求您选择一个引文样式（Citation Style）。Zotero内置了多种常用样式，您也可以在线获取更多样式（后文会介绍）。选择一个适合您论文要求的样式，点击确定。
4. 弹出一个Zotero搜索框。在框中输入您要引用的文献的作者姓名、标题关键词或出版年份等信息。Zotero会实时搜索您的文献库并显示匹配结果。
5. 点击选择您要引用的文献。如果您需要引用多篇文献，可以重复搜索和选择。
6. 选择完成后，按下回车键。Zotero就会根据您选择的引文样式，在光标位置插入格式规范的引用。

提示：插入引用后，如果后续需要修改（如添加页码、删除作者、合并引用等），请务必通过Zotero插件的“Add/Edit Citation”按钮来编辑已插入的引用，不要直接手动修改引文文字，否则可能导致格式混乱或无法正常生成参考文献列表。

生成参考文献列表：

在论文写作的最后，或者任何您需要生成参考文献列表的位置：

1. 将光标放在您希望插入参考文献列表的位置（通常是文档末尾的独立一页）。
2. 点击写作软件中Zotero工具栏上的“Add/Edit Bibliography”（添加/编辑参考文献列表）按钮。
3. Zotero会自动扫描您的文档中所有使用Zotero插件插入的引用，并根据您之前选择的引文样式，自动生成完整的参考文献列表。

请注意，生成的参考文献列表是动态的。如果您在文档中添加、删除或修改了引用，只需再次点击“Add/Edit Bibliography”按钮，Zotero就会自动更新参考文献列表，无需手动修改。

切换引文样式：

如果在写作过程中需要更换引文样式（例如，投稿到不同期刊要求不同样式），可以点击Zotero工具栏上的“Document Preferences”（文档偏好设置）按钮，然后从弹出的对话框中选择新的引文样式即可。Zotero会自动更新文档中所有引用和参考文献列表的格式。

7. 如何同步我的Zotero文献库和管理存储？（How to: Sync & Storage）

为了在不同设备上使用同一个文献库，或者作为数据备份，同步功能非常重要。

设置同步：

1. 在Zotero桌面程序中，打开“编辑” -> “首选项”（或macOS下的“Zotero” -> “首选项”） -> “同步”选项卡。
2. 如果您还没有Zotero账号，点击“注册”创建一个。如果已有账号，输入您的Zotero账号（邮箱或用户名）和密码。
3. 在“数据同步”部分，勾选“将数据同步到zotero.org”以及“从zotero.org同步数据”。
4. 在“文件同步”部分，您可以选择如何同步附件。这是占用存储空间的部分。
5. 点击同步选项卡右上角的绿色同步按钮，或在主界面右上角点击同步图标，即可开始同步。

数据同步与文件同步：

• 数据同步： 指的是文献条目的元数据（作者、标题、年份等信息）、文件夹结构、标签、笔记等文本和结构化信息的同步。这部分数据量通常很小，不占用文件存储空间，且在您的Zotero免费账号下是无限同步的。
• 文件同步： 指的是附加到文献条目下的文件（如PDF、图片等）的同步。这部分是占用存储空间的主要来源，受到您Zotero账号存储空间的限制（免费账号300MB）。

文件存储选项：

在“同步”设置的“文件同步”部分，您有几个选项：

• Zotero Storage： 这是Zotero官方提供的文件存储服务。勾选“我的文库文件同步”下的“使用Zotero Storage”。如果您有付费存储空间，附件会同步到您的Zotero云端空间。如果您只有免费的300MB空间，当附件总大小超过此限制时，文件同步将停止，但数据同步（元数据）仍然正常进行。
• WebDAV： 如果您想使用第三方云存储服务同步附件，可以选择“使用WebDAV”。您需要输入WebDAV服务器的URL、您的用户名和密码。这种方式不受Zotero官方存储空间的限制，费用和容量取决于您选择的第三方服务。
• 不同步文件： 如果您不希望将附件同步到云端，只在本地管理，可以选择不同步文件。但这样一来，附件将无法在不同设备间共享，也没有云端备份。

建议根据您的需求和拥有的存储空间选择合适的同步策略。对于跨设备使用和数据安全，文件同步非常推荐。

8. Zotero还有哪些实用功能？（How to: Other）

除了上述核心功能，Zotero还有一些其他非常实用的特性：

群组文献库（Group Libraries）：

如果您需要与同事、同学或导师共同管理和使用文献，可以创建群组文献库。

• 创建/加入： 在Zotero左侧面板中，点击“群组文库”旁边的图标，选择“新建群组”或“加入群组”。创建群组时可以设置权限（公共开放、公共封闭、私人）。加入群组可能需要群组管理员邀请。
• 共享： 群组中的所有成员都可以向群组文库添加、编辑、删除文献条目和附件。群组文件同步有独立的存储空间（免费群组同样有300MB限制，也可付费升级），不占用您的个人文库空间。
• 优势： 极大地便利了团队协作研究，确保所有成员都能访问和贡献同一个共享的文献集。

安装更多引文样式和插件：

Zotero支持数千种引文样式。如果内置样式库没有您需要的，可以从Zotero官网的“Styles”页面 (https://www.zotero.org/styles) 查找并下载。下载的.csl文件可以直接拖拽到Zotero主程序窗口中进行安装。

此外，Zotero还有许多第三方开发的插件（Plugins），可以扩展其功能，例如更好的PDF管理、重复文献查找、数据导出等。这些插件通常可以在Zotero论坛或相关社区找到安装说明。

结语

Zotero是一个功能强大而又易于上手的文献管理工具。通过本指南的介绍，您应该对Zotero的“是什么”、“为什么用”、“在哪里获取”、“费用如何”、“如何添加”、“如何组织”、“如何在写作中使用”以及“如何同步”等常见问题有了清晰的了解。掌握这些基本用法，将能显著提升您的研究和写作效率。随着使用的深入，您还会发现Zotero更多实用的功能。现在就开始您的Zotero之旅吧！